「ニューノーマルに向けた職場環境のムダ取り」vol.37 金田玲子

「ニューノーマルに向けた職場環境のムダ取り」

こんにちは。整理収納アドバイザーの金田玲子です。
本日は職場環境の改善についてお伝えいたします。

コロナ禍という状況になり半年以上経ちました。働き方も大きく変化し、在宅勤務や会議のオンライン化も。そんな今だからこそ必要なのは、更なる業務のスリム化と効率化です。

例えば最近一気に話題になった「押印廃止」。在宅勤務に切り替えても、押印業務のためだけに出社するという「ムダな」事態が頻発したからこそ、見直しが加速化したと感じます。

そもそも押印が本当に必要な文書はそこまで多くありません。例えば群馬県では、要押印の行政手続き約2400件のうち、法令等の根拠がないものが約1400件あるとのこと。福岡市は約3800の行政手続きですでに押印義務を全廃しています。

また、サントリーホールディングスはこれまで、押印が20回も必要になるケースがあり、当然在宅勤務の弊害に。そこで電子決済に切り替えていくと発表しています。

その予測効果と、自社でもできる書類管理のムダ取りポイントとは?
契約書の作成や支払い、社内の承認依頼や承認手続きもオンライン化へ。それにより年間で、紙や印紙、郵送等費用の約3千万円、300万枚の紙と、作業時間約6万時間分を削減できる見込みとのことです。

特に職場では、前例や慣例から気付かない「ムダ」が積み重なって、業務効率低下に結びついていることがよくあります。これは押印だけでなく「紙の出力や管理」も同様です。

・それ、紙で出力、配布しないとダメですか?
・そのFAX送信、代替手段はないですか?
・その書類、本当に取っておかなければいけませんか?
・いつまで取っておく必要があるのか知っていますか?
・穴を開けて取っておくべき書類ですか?
・執務室内にわざわざ置いておくべき書類ですか?

特に最後の2項目。本来、全書類をわざわざ穴あけパンチで穴を開けて簿冊管理する必要はありません。また、執務室内に置くべき書類も前年度分まででいい書類が大半です。

「面倒だな」と思った業務は「ムダ取り」できるサイン。最初からそうだった、みんなそうしているから、ではなく、ニューノーマルを契機として職場全体で見直していけるといいですね!

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