「進んでますか?ウィズコロナ・アフターコロナ新しい働き方のかたちづくり」vol.48 澤瀬典子

社会保険労務士の澤瀬です。

新型コロナウイルスのワクチンの接種が60歳未満に広がり、予約がとれずヤキモキされている方もいらっしゃるかと思います。
接種の効果は、かかり難くなるのと重篤化しない割合が高まるということですので、接種の有無にかかわらず、まだまだ注意して生活しないといけないようですね。

今回は、「ウィズコロナ・アフターコロナの新しい働き方のかたちづくり」として、リモートワークと生産性の向上について触れてみたいと思います。

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新型コロナ感染拡大下で在宅勤務やリモート会議など、「うちはすでに変わっているよ」という職場も多くあるのではないでしょうか。
私も、会議はほぼWeb会議、キャリアコンサルティングもWebで、書類の授受も特定記録郵便等で行うことが多いです。押印省略の恩恵で、印鑑をもらうだけの巡回もほぼなくなり、仕事で使う車の走行距離もコロナ禍前の半分ぐらいになってます。地球にもやさしい(笑)この頃です。

今年3月の麻路講師のメルマガにもリモートでの「聴き方」についての提言があったところですが、それに加え、リモート会議では、事前の共有をどの程度行えるかで会議の成果を左右するように感じています。会議の目的や内容を事前に共有することでスムーズに意思決定を行うことができ、会議時間も短くなります。

なんだか事前準備が大変そうですが、「準備時間+会議時間×参加人数」で比べると全体効率は格段に上がります。

このような仕事の効率を上げる仕組みづくりという点でいうと、日常行う仕事にも同様のことが言えます。
皆さんの職場では、仕事の段取りを上司のみが把握していて、上司が号令をかけないと動かない組織にはなっていないでしょうか。また、単なる個人の好みや思い込みで、どうでもいいルールが出来上がっていないでしょうか。

実はうちの職場でも思い込みがあったのです。同じ一覧表であっても0円の表記を「0」とするか「空白」とするか、顧客担当者AとBのどちらに渡すかで取り扱いを変えていたそうです。これって、A(=私)は全く意識していなかったことなのですよ。他にも無駄なルールが多数あり、規格統一の調整作業中です。

全体の仕事の流れや、責任の範囲について個々の従業員さんは理解しているのでしょうか。
仕事が滞留しやすい人がいたら、「なんでできないんだ!」と上司が叱るのは意味がなく、「仕事がまわるしくみができていない。」と考えた方が良いです。

職務の内容を業務に分類して、各業務を作業の流れに分解すると、簡単な作業と難しい作業が入り混じっていて、未熟練者にとっては難しい作業がボトルネックになっていることがあります。

簡単な作業をまとめて未熟練者に、難しい作業を熟練者に担当してもらうように業務フローを再編成すると、あら不思議、格段にスループット(時間あたりの処理スピード)が向上します。

工場やソフトウェア開発等の製造現場ではあたりまえに運用していることですが、製造以外の職務でも従来の業務フローを見直して、個々が機動的に動けるかたちをつくることができれば職場の生産性は確実に上がります。

また、洗い出した業務と作業は属人化しないよう、複数の従業員が担当できるように編成すると、コロナ禍でもサービスが止まらない危機管理体制の構築にもつながりなります。

さらには、リモートワークで上司が見てないから部下を評価できないなんてこともナンセンスになります。なぜなら、事前に誰が何の職務でどの業務のどの作業を担当しているかを規定しているので、成果物の量と質さえ把握できれば過程を逐一見ていなくても評価が可能になります。これがジョブ型に適した労務管理のかたちです。

今回は、リモート会議の準備から業務フローを再編成して仕事をするジョブ型の労務管理へと話を展開してみました。
要は、一人一人が仕事の目的と成果(KPI=Key Performance Indicator)を意識して動けるよう、全ては準備からということで、準備ができていればリモートワークでも生産性が下がることはないでしょう。
むしろ、リモートワークをきっかけに業務フローを見直すことが生産性向上につながると思います。

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